Надавач послуг
Послуги електронним шляхом у сервісі propercheck.pl надає:
- ZORDON INTELLIGENCE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
- KRS: 0001190915
- NIP: 7252358503
- REGON: 542545843
- Тел.: 576 895 831
- kontakt@propercheck.pl
Чому важлива відповідність
Верифікація email часто стосується персональних даних (напр. jan.kowalski@firma.pl). Обробка таких списків — навіть технічна перевірка «чи існує скринька» — регулюється GDPR і правилами електронних комунікацій, якщо ви використовуєте результати в маркетингу чи продажах. Порушення можуть призвести до штрафів і відповідальності перед суб’єктами даних.
Контролер і процесор — ролі в EmailVerifier
При користуванні сервісом верифікації:
- Ви (або ваша компанія) — контролер адрес email, які надсилаєте на верифікацію; ви визначаєте мету, правову підставу та строк зберігання результатів у себе
- EmailVerifier (ZORDON INTELLIGENCE sp. z o.o.) — процесор: обробляє адреси лише за вашим дорученням для надання верифікації, згідно з умовами та DPA за запитом
- Ми не продаємо бази адрес, не створюємо публічний каталог осіб і не передаємо ваші списки іншим клієнтам
- Після завершення job файли та результати зберігаються протягом строку з умов, потім видаляються з наших систем
Правова підстава верифікації списків
Типові підстави (ви обираєте їх як контролер):
- Виконання договору (ст. 6(1)(b) GDPR) — верифікація адрес клієнтів або партнерів у межах вашої послуги
- Законний інтерес (ст. 6(1)(f) GDPR) — напр. гігієна бази, зменшення bounce, захист репутації відправника; потрібна LIA і право на заперечення
- Згода (ст. 6(1)(a) GDPR) — коли адреси з маркетингових форм; верифікацію слід описати в політиці конфіденційності
- EmailVerifier не оцінює законність вашої підстави — це ваша відповідальність як контролера
Звідки законно брати списки
Сервіс верифікує адреси, які ви маєте право обробляти. Дозволені джерела:
- Власні списки з форм підписки, CRM, e-commerce або подій (з відповідною правовою підставою)
- B2B-контакти, зібрані в ході комерційних відносин
- Імпорт CSV/XLSX з документованим походженням і підставою
- Заборонено: скрейпінг публічних каталогів осіб, купівля «готових баз email» без підстави, верифікація списків, отриманих з порушенням GDPR або телеком-правил
Що можна робити з результатами
- Видаляти або ізолювати invalid, disposable і ризикові адреси перед кампанією
- Сегментувати список (valid / catch-all / unknown) за вашою політикою ризику
- Зберігати результати в CRM або email-інструменті протягом обґрунтованого строку
- Передавати результати лише тим, хто діє за вашим дорученням (напр. агентство за DPA)
- Не можна: перепродавати верифіковані списки, публікувати каталоги осіб або будувати бази лідів для третіх осіб без їхнього відома
Маркетинг після верифікації — згода, opt-out
Технічна верифікація не замінює згоду на маркетинг. Якщо плануєте розсилку після верифікації:
- B2C — зазвичай потрібна попередня згода на комерційну інформацію (або інша дозволена підстава)
- B2B — часто застосовують законний інтерес, але зміст має стосуватися діяльності одержувача; персональні адреси (ФОП, працівники) потребують обережності
- Кожен лист має ідентифікувати відправника, містити інформацію GDPR (або посилання) і простий opt-out
- Адреси invalid або з запереченням (ст. 21 GDPR) не повинні отримувати подальших повідомлень
- Форма заперечення щодо обробки EmailVerifier: /rodo-sprzeciw
Інформаційний обов’язок (ст. 14 GDPR)
Якщо ви отримуєте персональні дані не безпосередньо від особи (список партнера, B2B-імпорт), маєте інформувати в розумний строк. Мінімальний обсяг:
- Ідентичність контролера (ваша компанія) і контакти
- Мета (напр. верифікація якості бази, B2B-розсилка)
- Правова підстава і джерело даних
- Строк зберігання і права суб’єкта (доступ, виправлення, видалення, заперечення, скарга до наглядового органу)
- Інформація, що технічна верифікація виконується процесором EmailVerifier в ЄС
Мінімізація даних і зберігання
- Надсилайте лише адреси, необхідні для верифікації — без зайвих персональних колонок у CSV
- Видаляйте результати у себе, коли вони більше не потрібні для мети обробки
- У панелі EmailVerifier можна експортувати та видаляти job згідно з умовами; обліковий запис — у налаштуваннях
- Документуйте строки зберігання в реєстрі операцій обробки (ст. 30 GDPR)
Suppression, bounce і репутація відправника
Верифікація допомагає гігієні списку, але не замінює політику надсилання:
- Статус invalid — сигнал для постійного виключення з розсилки
- Catch-all і unknown потребують власної політики ризику
- Поважайте заперечення та відписки — синхронізуйте між CRM, email-інструментом і файлами для EmailVerifier
- Не використовуйте сервіс для «оновлення» spam-списків або обходу блокувань поштових провайдерів
Реєстр операцій обробки
Якщо регулярно верифікуєте великі списки або ведете B2B-маркетинг, ведіть реєстр (ст. 30 GDPR). Запис про верифікацію має містити:
- Мета: верифікація якості бази / підготовка кампанії
- Категорії даних: email-адреси, метадані результату (status, score, дата)
- Одержувачі: EmailVerifier (процесор), опційно CRM або агентство (за DPA)
- Строки видалення та заходи безпеки (HTTPS, доступ до панелі, ключі API)
Рекомендації безпечного використання
- Перед першою масовою верифікацією переконайтеся в правовій підставі та документованому походженні списку
- Почніть із проби (sandbox / малий job), оцініть результати, потім верифікуйте всю базу
- Обмежте доступ до панелі та API-ключів — ротуйте токени при зміні команди
- З агентствами підписуйте DPA (ст. 28 GDPR), включно з результатами верифікації
- Перед кампанією на кілька тисяч одержувачів розгляньте консультацію з юристом
- Документуйте рішення (LIA, джерело списку, retention) — це допоможе при перевірці
Відповідальність
EmailVerifier надає технічний інструмент верифікації скриньки. Ми не гарантуємо законність вашого використання списків чи результатів — ви як контролер вирішуєте про джерело даних, правову підставу та подальший маркетинг. Користуючись сервісом, ви підтверджуєте право обробляти надіслані адреси та не використовувати результати всупереч GDPR, правилам комерційних повідомлень чи умовам EmailVerifier.